Informativa sul trattamento dei dati personali ex artt. 13-14 Reg.to UE 2016/679

ONOFFICE ITALIA SRL nella qualità di titolare del trattamento dei suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del reg.to ue 2016/679 di seguito ‘GDPR’, con la presente la informa che la citata normativa prevede la tutela degli interessati rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della sua riservatezza e dei suoi diritti.

I suoi dati personali, e quelli delle persone fisiche che operano per conto della vostra società in qualità di incaricati verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.

Finalità e base giuridica del trattamento
I suoi dati verranno trattati per le seguenti finalità:

• Gestione del rapporto contrattuale con il cliente, comprese le attività pre e post contrattuali. (b.g. Esecuzione di un contratto art. 6 par. 1 lett. B);
• Pianificazione, organizzazione ed erogazione di attività didattiche e lezioni in modalità telematica, mediante l’utilizzo di piattaforme digitali (b.g. esecuzione di un contratto art. 6 par. 1 lett. b);
• Adempimenti obbligatori per legge in campo fiscale e contabile (b.g. Obbligo di legge art. 6 par. 1 lett. C);
• Adempimento di obblighi di legge, di regolamenti, di normative nazionali e/o comunitarie (b.g. Obbligo di legge art. 6 par. 1 lett. C);
• Attività di soft marketing, invio di newsletter e di comunicazioni a carattere informativo nell’ambito dei servizi proposti (b.g. Legittimo interesse art. 6 par. 1 lett. F);
• Attività di indagine difensiva per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (b.g legittimo interesse del titolare art. 6 par. 2 lett. F)

Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento di tali obblighi è necessario per una corretta gestione del rapporto e il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate. Il titolare rende noto, inoltre, che l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità del titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.

Il titolare rende noto che in qualsiasi momento, anche contestualmente alla raccolta dei dati necessari alla fatturazione, l’interessato può opporsi all’utilizzo dei suoi dati personali (nello specifico dati di contatto) per l’invio di comunicazioni, newsletter e attività di marketing nell’ambito dei servizi proposti. Tale trattamento non richiede il consenso dell’interessato, poiché in base all’art. 6 par. 1 lettera f e al considerando 47 del GDPR, nonché all’ art. 130 comma 4 del novellato codice privacy d.lgs. 196/2003, il legittimo interesse del titolare del trattamento costituisce la base giuridica applicabile.

Modalità del trattamento
I suoi dati personali potranno essere trattati nei seguenti modi:

• Trattamento a mezzo di calcolatori elettronici
• Trattamento manuale a mezzo di archivi cartacei

Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6, 32 del GDPR e mediante l’adozione delle adeguate misure di sicurezza previste.

Comunicazione
I suoi dati potranno essere comunicati esclusivamente agli enti e uffici pubblici a cui i dati fiscali devono essere comunicati (p.e. Agenzie delle entrate,), nonché banche e istituti di credito; in caso di necessità per l’espletamento dei servizi richiesti, a soggetti competenti e debitamente nominati per l’espletamento dei servizi necessari ad una corretta gestione del rapporto, quali consulenti e fornitori di servizio, con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato.

I suoi dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato dal titolare.

Diffusione
I suoi dati personali non verranno diffusi in alcun modo.

Dati sottoposti al trattamento e tempo di conservazione
Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, saranno trattati le seguenti categorie di dati personali per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità perseguite:

Dati comuni:

• Dati anagrafici e di contatto: 10 anni dal momento della cessazione dell’efficacia del contratto o, in caso di contestazioni, per il termine prescrizionale previsto dalla normativa per la tutela dei diritti connessi.
• Dati contabili e fiscali: 10 anni in ottemperanza agli obblighi relativi alla conservazione delle scritture contabili e fiscali (art. 2220 Codice civile che prevede la conservazione per 10 anni delle scritture contabili; art. 22 del d.p.r. 29 settembre 1973, n.600).
• Soft-marketing: i dati verranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale o pre-contrattuale, o comunque fino all’esercizio dell’opt-out. Dopodiché, verranno cancellati.

Diritti dell’interessato

1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a)  Dell’origine dei dati personali;
b) Delle finalità e modalità del trattamento;
c) Della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) Degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;
e) Dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello stato, di responsabili o incaricati.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:
a) L’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
b) La cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) L’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
d) La portabilità dei dati.

4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) Per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

5. L’interessato ha diritto di richiedere la limitazione del trattamento.

Può esercitare i suoi diritti inviando una mail a contatti@onoffice.com  o inviando richiesta scritta ai recapiti sopra specificati.

Inoltre, l’interessato nel caso ritenga che il trattamento dei propri dati sia contrario alla normativa in vigore può proporre reclamo all’autorità di controllo per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del regolamento 2016/679 oppure presentare una segnalazione ai sensi dell’art. 144 del d.lgs. 101/2018.